Jednym z licznych obowiązków przedsiębiorcy jest odpowiednie dbanie o dokumentację firmy, jak również odpowiedni czas jej przechowywania. W związku z tym, w tym poście znajdą Państwo konkretny rodzaj dokumentu wraz z okresem przez, który musi on znajdować się w firmowym archiwum.

Bardzo istotne jest to, aby dokumenty w czasie przechowywane były chronione przed zniszczeniem poprzez zabezpieczenie ich w odpowiedni sposób. Również nieodpowiednie osoby nie powinny mieć dostępu do owych dokumentów. Jeśli chodzi o tą dokumentację, największy nacisk kładziony jest na to, aby uniknąć ryzyka wycieku danych osobowych zatrudnionych pracowników, które znajdują się w aktach pracowniczych.

Dokumenty, o których mowa mogą być przechowywane zarówno w firmie, jak i w profesjonalnym archiwum. Ważne jednak jest to, aby przed skorzystaniem z usług wspomnianego archiwum, dobrze sprawdzić czy posiada ono prawo do prowadzenia tej działalności. Nie każda osoba może prowadzić archiwum, gdyż wymaga to od osoby tej dokonania wpisu w specjalnym rejestrze przechowawców akt osobowych, jak również płacowych.

Poniżej zostały przedstawione dokumenty wraz z wymaganym okresem ich przechowywania:
– księgi rachunkowe oraz KPiR przechowujemy przez 5 lat,
– dowody księgowe przechowujemy do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
– dokumenty inwentaryzacyjne przechowujemy przez 5 lat,
– reklamacje oraz rękojmie przechowujemy przez rok,
– dokumenty pracownicze przechowujemy przez 50 lat.

Dowiedz się więcej o ochronie danych osobowych! – KLIKNIJ TUTAJ

Aktualizacja:

Od 1 stycznia 2019 zmienił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który wynosi aktualnie:

  • 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019
  • 50 lat lub 10 lat (przy dopełnieniu odpowiednich formalności przez pracodawcę) – dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
  • 50 lat bez możliwości skrócenia tego okresu- dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.


przechowywanie-dokumentow