Zmniejsz koszty prowadzonej spółki

Właściciele firm dążą do ciągłego rozwoju prowadzonej działalności. Na wdrażanie nowych rozwiązań potrzebne są środki finansowe. Jak je pozyskać? Co zrobić, aby zmniejszyć koszty prowadzonej spółki?

Rozsądnym rozwiązaniem umożliwiającym optymalizacje kosztów jest skorzystanie z wynajęcia wirtualnego biura. Usługi oferowane w ramach pakietu pozwalają przedsiębiorcy w jednym miejscu zadbać o wiele kwestii wpływających na jakość oferowanych usług.

Do usług e-biura należą m.in.:
– prestiżowy adres do rejestracji spółki, który przyciąga uwagę potencjalnych inwestorów
– obsługa sekretarska, która daje wrażenie bardziej profesjonalnej firmy
– opieka nad korespondencja, która odciąża przedsiębiorcę od przyjmowania oraz wysyłania listów
– dedykowany numer telefonu oraz obsługa
– wynajem sali konferencyjnej oraz przestrzeni biurowej

Dodatkowym sposobem na optymalizację kosztów prowadzonej spółki jest nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, które pomoże bezpiecznie stosować przepisy podatkowe umożliwiające zmniejszenie opłat podatkowych. Przedsiębiorca nie musi dbać o terminowe dokonywanie rozliczeń oraz składanie wniosków, ponieważ specjaliści biura rachunkowego zajmą się wszystkimi formalnościami.

Absolutorium dla członków zarządu

Absolutorium stanowi swoistego rodzaju oświadczenie wspólników, wyrażające poparcie dla działalności zarządu i jego dotychczasowych poczynań. Udzielenie absolutorium członkom zarządu stanowi,tuż obok zatwierdzenia sprawozdania finansowego, jeden z obowiązkowych punktów, planu przebiegu zwyczajnego zgromadzenia wspólników. To wspólnicy, na drodze tajnego głosowania, podejmują decyzję o tym, czy oficjalnie zaakceptują działania, jakie w poprzednim roku podjął zarząd i tym samym zwalniają ich z odpowiedzialności za wykonaną pracę. Absolutorium ma formę uchwały i wymaga uzyskania większości głosów, chyba że umowa stanowi inaczej. Z głosowania wyklucza się wspólników, którzy jednocześnie pełnią funkcję członka zarządu, ponieważ nie mogą oni głosować w sprawach, które dotyczą ich osoby.
Zgodnie z zasadami absolutorium powinno być udzielane każdemu z członków zarządu osobno, i ich poczynania powinny być oceniane indywidualnie. Nieudzielenie absolutorium nie skutkuje natychmiastowym i automatycznym zawieszeniem, bądź odwołaniem członka zarządu, jednak często stanowi argument przemawiający za ograniczeniem jego praw i odwołaniem.
Członek zarządu ma prawo zaskarżyć uchwałę lub wystąpić z pozwem przeciwko spółce aby walczyć o zwolnienie z odpowiedzialności za działania podejmowane w czasie trwania roku obrotowego, w którym zasiadał w zarządzie.

Wnioski zmian danych w KRS

Wiele podmiotów chciałoby rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, ale boi się nawału formalności, jakie się pojawią. Idealnym wyjściem z sytuacji będzie zakup gotowej spółki, która daje możliwość rozpoczęcia działalności w ciągu 24 godzin.

_______________________________________________________________________________________________________

W wyniku zaszłych zmian w spółkach, a zwłaszcza w przypadku zmiany właściciela spółki konieczne jest złożenie wniosków aktualizujących zmiany w KRS. W zależności od formy prawnej w jakiej funkcjonuje przedsiębiorstwo, korzysta się z innych wniosków.

Po zakupieniu gotowej spółki kapitałowej (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjnej) oraz w wyniku innych zmian, jakie zaszły w takich spółkach należy niezwłocznie zgłosić je do KRS na podstawie wniosku KRS Z3, przeznaczonego do zmiany danych w spółkach kapitałowych. Gdy zmiany miały miejsce w spółkach komandytowo-akcyjnych konieczne jest złożenie innego wniosku, oznaczonego KRS Z2. Natomiast w przypadku zgłoszenia zmian danych spółki komandytowej, jawnej lub partnerskiej należy wypełnić i złożyć w KRS formularz KRS Z1. Wszystkie z formularzy w aktualnej wersji znaleźć można na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Sporządzone formularze KRS należy złożyć w właściwym dla siedziby spółki Sądzie Rejestrowym. W przypadku, gdy spółka, której dane się aktualizuje była zakładana przez Internet, wniosek można przesłać za pośrednictwem systemu eMS. Przy okazji możliwości zgłaszania zmian do KRS za pośrednictwem Internetu, warto wspomnieć o możliwości rejestracji spółki online. Możliwość ta pozwala przedsiębiorcom na założenie spółki w zaledwie 24h.

Aktualizacja

Dotychczas wnioski składać było można zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Już od 1 marca 2021 r. wnioski i wpisy do KRS będzie trzeba składać w formie elektronicznej. Aby tego dokonać każdy przedsiębiorca będzie usiał posługiwać się elektronicznym podpisem kwalifikowany/profilem zaufanym lub skorzystać z usług zewnętrznego pomocnika. Wnioski składane w formie papierowej nie będą przyjmowane i podlegać będą zwrotowi. 

Rejestracja spółek, a ich kapitały zakładowe

Każdy przedsiębiorca planujący założenie własnej działalności, musi być świadomy obowiązku wniesienia kapitału zakładowego, z którego kwotami należy się koniecznie zaznajomić. Poniżej prezentujemy kwoty kapitałów zakładowych w poszczególnych spółkach.

SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ → 5 000 złotych
SPÓŁKA KOMANDYTOWO-AKCYJNA → 50 000 złotych
SPÓŁKA AKCYJNA → 100 000 złotych
SPÓŁDZIELNIA EUROPEJSKA → 30 000 euro
SPÓŁKA EUROPEJSKA → 120 000 euro

PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA* 1 zł

Niejednokrotnie można spotkać się ze stwierdzeniem, iż miernik wiarygodności przedsiębiorstwa mierzony jest właśnie wysokością wniesionego wkładu. Jednak nie do końca jest to prawidłowe stwierdzenie. Okazuje się bowiem, iż w żadnej ustawie nie broni się wspólnikom dysponowania wniesionym kapitałem założycielskim. W związku z tym, w praktyce często bywa tak, iż zarejestrowana firma z wniesionym olbrzymim kapitałem zakładowym, okazuje się być na skraju bankructwa. Tak samo zasada ta działa w drugim kierunku, a mianowicie spółki o niskiej wartości kapitału zakładowego, mogą być w rzeczywistości bardzo dobrze prosperującymi dużymi korporacjami, z którymi naprawdę warto współpracować.

* Spółka o najniższym kapitale zakładowym, jaki do tej pory w Polsce się pojawił to Prosta Spółka Akcyjna. PSA ma zacząć funkcjonować od 1 marca 2021 roku, a jej niski kapitał zakładowy ma być zachętą do otwierania działalności przez start-upy.

Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o.

Istnieje kilka sposobów na udzielenie spółce wsparcia finansowego, najpopularniejszym z nich jest podwyższenie kapitału zakładowego.

Wszystkie informacje na temat wysokości kapitału zakładowego oraz liczby udziałów w spółce, zawarte są w jej umowie. Wartości te można jednak zmienić.

Jeżeli spółka znajdzie inwestora, który będzie chciał wnieść dodatkowe środki do przedsiębiorstwa, a żaden ze wspólników nie zdecyduje się na sprzedaż swoich udziałów, konieczne będzie ich stworzenie. Procedura ta wymagać będzie powzięcia uchwały przez wspólników, a w niektórych przypadkach również wprowadzenia zmian w umowie i zgłoszenia ich do KRS (jeśli w umowie nie znalazły się wcześniej stosowne zapisy umożliwiające takie rozwiązanie). Efektem tych zmian będzie powstanie nowych udziałów lub zwiększenie się wartości nominalnej tych, które występowały do tej pory. Jeśli zależy nam na tym aby nowe udziały objął inwestor, musimy podjąć kroki w celu wyłączenia zasady “pierwszeństwa”, która zapewnia podział nowych udziałów, proporcjonalnie do liczby posiadanych wcześniej. Wystarczy jednak wprowadzić stosowny zapis do umowy lub uchwały o podwyższenie kapitału. Umożliwi to objęcie nowych udziałów osobie spoza spółki, jeśli tylko pokryje ich wartość nominalną.

Udziały w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona przez jedną lub więcej osób w każdym dopuszczalnym prawnie celu.

Pojęcie „udziałów w spółce z o.o.” jest bardzo istotne dla wspólników. Stanowią one podstawową wartość informującą o prawach im przysługujących.

Udział stanowi część kapitału zakładowego, który jest ogółem praw i obowiązków majątkowych i niemajątkowych wspólnika. Przede wszystkim warto zaznaczyć, że wszystkie udziały objęte w spółce muszą być równe wniesionemu kapitałowi zakładowemu.

Minimalna wartość określona w umowie spółki wynosi 50 zł.

Bez wątpienia należy zaznaczyć, że liczba oraz wartość posiadanych przez wspólnika udziałów określa bezpośrednie przełożenie na prawo do:
– zysku
– głosu
– pierwszeństwa w nabyciu udziałów

Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych dopuszczają sytuację, w której każdy ze wspólników posiada tylko jeden udział. Pozwala to na dokonanie podziału w celu sprzedaży.

Istotne jest, że udziały w spółce z o.o. nie mogą zostać zbywane osobno .Wspólnik zbywa udziały całościowo. Niedozwolona jest sytuacja sprzedaży pojedynczego prawa (np. prawa głosu).

Spółka z o.o., a podatki

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych zobowiązuje każdą osobę prowadzącą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością do stosowania się do zasad określających jej opodatkowanie. W treści owej ustawy znajdują się informacje takie, jak np. podwójne opodatkowanie zysku uzyskanego przez spółkę.

Każda spółka kapitałowa, do których zalicza się również spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi opłacać podatek CIT w wysokości 19%, który naliczany, a następnie płacony jest od wysokości osiągniętego przez spółkę dochodu. Należności z tego tytułu należy regulować do 20 dnia kolejnego miesiąca. Prócz powyższego, należy również regulować zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych, którego stawka wynosi również 19%.

Samo podjęcie decyzji na temat podziału wypracowanego przez spółkę zysku nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Powstaje on w momencie dokonania wypłaty dywidendy na rzecz wspólników danej spółki lub powiększenia przez nich kapitału zakładowego ze zgromadzonych pieniędzy.

podatki-w-spolce-zooAktualizacja:

Obecnie dla spółek kapitałowych obowiązują nowe udogodnienia, takie jak niższy CIT dla małych podatników.

Stawka podatku dochodowego od osób prawnych na rok 2020 to:

  • 9% dla małych podatków oraz podatników rozpoczynających działalność, których przychód nie przekracza 2 mln. euro za poprzedni rok obrotowy.
  • 19% dla pozostałych podatników rozliczających się na zasadach ogólnych, według przychodu od dywidendy oraz przychodu od dochodów  z zagranicznej spółki mającej siedzibę lub zarząd na terytorium RP

Obniżenie stawki podatku nastąpiło również w kwestiach podatku PIT i wartość tego podatku wynosi aktualnie 17%.

Powołanie prokurenta

Prokura to szczególny rodzaj bardzo szerokiego pełnomocnictwa. Upoważnia ona do podejmowania większości czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W większości przypadków uznaje się, że powołanie lub ustanowienie prokurenta to tzw. decyzje wewnętrzne o tym, że dana spółka chce być reprezentowana przez przedstawiciela oraz kto i na jakich zasadach ma być pełnomocnikiem. W tym znaczeniu powołanie lub ustanowienie pośrednika nie prowadzi jeszcze do powstania prokury. To znaczy, że nie ma jeszcze osoby, która prawnie może reprezentować spółkę jako prokurent. Powołanie reprezentanta w przypadku spółek następuje zasadniczo w formie odpowiedniej uchwały wspólników lub członków zarządu. 

Trzeba przy tym pamiętać, że zasadą jest, iż powołanie przedstawiciela wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki albo zgody wszystkich członków zarządu. Co więcej, niezachowanie tych wymogów nie skutkuje nieważnością lub wadliwością prokury.

Jak założyć firmę bez wychodzenia z domu?

Na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, formularz i kreator CEIDG-1 pozwoli w kilku krokach zarejestrować własną działalność gospodarczą, czyli założyć nową firmę. Kilkuetapowy proces pozwala na zamieszczenie w sieci wszelkich ważnych informacji o nowo powstającej firmie, a przede wszystkim:

  • adres i nazwa,
  • zakres działalności według kodów PKD,
  • rodzaj księgowości, ze wskazaniem biura księgowego, jeśli to ono będzie rozliczało firmę,
  • liczba osób, które będą zatrudnione,
  • data rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Wysłanie formularza CEIDG-1 powoduje automatycznie zgłoszenie informacji o firmie w Urzędzie Skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także oświadczenie na temat formy opodatkowania, a także wniosek o nadanie unikalnego numeru REGON.

Okres przechowywania dokumentacji firmowej

Jednym z licznych obowiązków przedsiębiorcy jest odpowiednie dbanie o dokumentację firmy, jak również odpowiedni czas jej przechowywania. W związku z tym, w tym poście znajdą Państwo konkretny rodzaj dokumentu wraz z okresem przez, który musi on znajdować się w firmowym archiwum.

Bardzo istotne jest to, aby dokumenty w czasie przechowywane były chronione przed zniszczeniem poprzez zabezpieczenie ich w odpowiedni sposób. Również nieodpowiednie osoby nie powinny mieć dostępu do owych dokumentów. Jeśli chodzi o tą dokumentację, największy nacisk kładziony jest na to, aby uniknąć ryzyka wycieku danych osobowych zatrudnionych pracowników, które znajdują się w aktach pracowniczych.

Dokumenty, o których mowa mogą być przechowywane zarówno w firmie, jak i w profesjonalnym archiwum. Ważne jednak jest to, aby przed skorzystaniem z usług wspomnianego archiwum, dobrze sprawdzić czy posiada ono prawo do prowadzenia tej działalności. Nie każda osoba może prowadzić archiwum, gdyż wymaga to od osoby tej dokonania wpisu w specjalnym rejestrze przechowawców akt osobowych, jak również płacowych.

Poniżej zostały przedstawione dokumenty wraz z wymaganym okresem ich przechowywania:
– księgi rachunkowe oraz KPiR przechowujemy przez 5 lat,
– dowody księgowe przechowujemy do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
– dokumenty inwentaryzacyjne przechowujemy przez 5 lat,
– reklamacje oraz rękojmie przechowujemy przez rok,
– dokumenty pracownicze przechowujemy przez 50 lat.

Dowiedz się więcej o ochronie danych osobowych! – KLIKNIJ TUTAJ

Aktualizacja:

Od 1 stycznia 2019 zmienił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który wynosi aktualnie:

  • 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019
  • 50 lat lub 10 lat (przy dopełnieniu odpowiednich formalności przez pracodawcę) – dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
  • 50 lat bez możliwości skrócenia tego okresu- dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.


przechowywanie-dokumentow