Jak założyć firmę bez wychodzenia z domu?

Na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, formularz i kreator CEIDG-1 pozwoli w kilku krokach zarejestrować własną działalność gospodarczą, czyli założyć nową firmę. Kilkuetapowy proces pozwala na zamieszczenie w sieci wszelkich ważnych informacji o nowo powstającej firmie, a przede wszystkim:

  • adres i nazwa,
  • zakres działalności według kodów PKD,
  • rodzaj księgowości, ze wskazaniem biura księgowego, jeśli to ono będzie rozliczało firmę,
  • liczba osób, które będą zatrudnione,
  • data rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Wysłanie formularza CEIDG-1 powoduje automatycznie zgłoszenie informacji o firmie w Urzędzie Skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także oświadczenie na temat formy opodatkowania, a także wniosek o nadanie unikalnego numeru REGON.

Okres przechowywania dokumentacji firmowej

Jednym z licznych obowiązków przedsiębiorcy jest odpowiednie dbanie o dokumentację firmy, jak również odpowiedni czas jej przechowywania. W związku z tym, w tym poście znajdą Państwo konkretny rodzaj dokumentu wraz z okresem przez, który musi on znajdować się w firmowym archiwum.

Bardzo istotne jest to, aby dokumenty w czasie przechowywane były chronione przed zniszczeniem poprzez zabezpieczenie ich w odpowiedni sposób. Również nieodpowiednie osoby nie powinny mieć dostępu do owych dokumentów. Jeśli chodzi o tą dokumentację, największy nacisk kładziony jest na to, aby uniknąć ryzyka wycieku danych osobowych zatrudnionych pracowników, które znajdują się w aktach pracowniczych.

Dokumenty, o których mowa mogą być przechowywane zarówno w firmie, jak i w profesjonalnym archiwum. Ważne jednak jest to, aby przed skorzystaniem z usług wspomnianego archiwum, dobrze sprawdzić czy posiada ono prawo do prowadzenia tej działalności. Nie każda osoba może prowadzić archiwum, gdyż wymaga to od osoby tej dokonania wpisu w specjalnym rejestrze przechowawców akt osobowych, jak również płacowych.

Poniżej zostały przedstawione dokumenty wraz z wymaganym okresem ich przechowywania:
– księgi rachunkowe oraz KPiR przechowujemy przez 5 lat,
– dowody księgowe przechowujemy do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
– dokumenty inwentaryzacyjne przechowujemy przez 5 lat,
– reklamacje oraz rękojmie przechowujemy przez rok,
– dokumenty pracownicze przechowujemy przez 50 lat.

Dowiedz się więcej o ochronie danych osobowych! – KLIKNIJ TUTAJ

Aktualizacja:

Od 1 stycznia 2019 zmienił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który wynosi aktualnie:

  • 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019
  • 50 lat lub 10 lat (przy dopełnieniu odpowiednich formalności przez pracodawcę) – dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
  • 50 lat bez możliwości skrócenia tego okresu- dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.


przechowywanie-dokumentow

Zalety Prostej Spółki Akcyjnej

Prosta spółka akcyjna ma łączyć cechy spółki z o.o. z zaletami spółki akcyjnej.

Główne cechy prostej spółki akcyjnej to:
– brak barier wejścia (1 zł na start),
– szybka rejestracja elektroniczna,
– uproszczenia i elektronizacja procedur w spółce,
– duża swoboda i elastyczność w określaniu rodzaju akcji i zasad działania spółki, maksymalnie wykorzystywany kapitał ludzki,
– łatwiejsze dysponowanie środkami spółki – brak “zamrożonego” kapitału zakładowego, ale zarazem obowiązek dbania o wypłacalność spółki i inne środki, które zapewniają ochronę jej wierzycielom,
– uproszczony elektroniczny rejestr akcjonariuszy, prowadzony np. przez firmę inwestycyjną albo notariusza – dopuszczamy wykorzystanie blockchainu do prowadzenia tego rejestru, otwierając się na najnowocześniejsze technologie,
– brak statusu spółki publicznej i związanych z tym restrykcyjnych obowiązków – akcje PSA nie będą notowane na giełdzie; jednocześnie będzie możliwość przekształcenia PSA w spółkę akcyjną w celu wejścia na giełdę,
– nieskomplikowana i elastyczna struktura organów,
– uproszczona likwidacja PSA.

Z jakiego powodu firmy decydują się na zmianę nazwy?

Istnieje wiele powodów, które wpływają na to, że dana firma, decyduje się na tak drastyczną zmianę, która poniekąd wiąże się z szeregiem zadań, o których należy pamiętać. W ostatnich latach coraz więcej marek zmieniło lub odświeżyło swój wizerunek, dlatego warto poznać, jakie konkretne czynniki mogą na to wpływać.

Powody zmiany nazwy firmy:
– zbyt trudna nazwa, która utrudnia pozycjonowanie, czy odnalezienie strony www przez klientów,
– wprowadzenie produktów za granicę, czyli chęć dostosowania nazwy do rynku europejskiego,
– kryzys wizerunkowy,
– przekształcenie firmy np. skupienie się tylko na danym obszarze,
– rebranding marki,
– inny właściciel,
– brak spójności nazwy w oferowanym produktami, czy usługami.

Zatem, jak widać, czynników, które wpływają na chęć, czy też konieczność zmiany nazwy jest wiele i większość z nich wynika, najczęściej, ze źle zaplanowanych koncepcji marketingowych, już na samym początku powstawania firmy.

Rezygnacja jedynego członka zarządu

Prosperowanie spraw spółki w dużej mierze zależy od poprawnego funkcjonowania zarządu. Jego zadaniem jest prowadzenie interesów spółki i reprezentowanie jej w stosunkach zewnętrznych z innymi podmiotami, na przykład zawieranie umów w jej imieniu.

Zasady funkcjonowania zarządu dokładnie określa umowa spółki, w tym liczbę członków zarządu (jeden lub więcej). Członek zarządu jest powołany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej.

Przynależność do zarządu to spora odpowiedzialność i ryzyko, ponieważ sprawując tą funkcję borykać się trzeba z problemami finansowymi i organizacyjnymi. Z racji na powyższe aspekty członek zarządu może w każdej chwili zrezygnować z pełnionego zadania.

W przypadku, gdy w zarządzie jest jeden członek,który chce zrezygnować z pełnionej funkcji to musi on złożyć oświadczenie o rezygnacji wszystkim wspólnikom spółki i jednocześnie zwołać ich zgromadzenie.

W momencie rezygnacji członek zarządu otrzymuje mandat, który obowiązuje go przez 15 dni i dopiero po tym czasie może odbyć się zgromadzenie, na którym wybiera się nowy zarząd.

Jakie przyczyny wyłączenia wspólników ze spółki z o.o. można wskazać w umowie spółki?

Jako przykłady, jakie mogą być wskazane w umowie spółki z o.o. jako przyczyny uzasadniające wyłączenie wspólnika ze spółki z o.o. można wskazać:

  • brak wywiązania się przez wspólnika przez dłuższy okres czasu z powtarzających się świadczeń niepieniężnych nałożonych na danego wspólnika umową spółki,
  • wykorzystanie przez wspólnika tajemnicy przedsiębiorstwa spółki,
  • prowadzenie działalności konkurencyjnej,
  • nadużywanie uprawnień korporacyjnych.

Dane działanie lub zaniechanie wspólnika ma uniemożliwiać lub utrudniać dalsze funkcjonowanie spółki.

Jeśli wspólnicy określą w umowie spółki z o.o., że nadużywanie uprawnień korporacyjnych jest przyczyną uzasadniającą wyłączenie wspólnika ze spółki i złożą pozew przeciwko wspólnikowi, który dopuścił się takiego naruszenia, nie oznacza to automatycznie, że sąd orzeknie wyłączenie wspólnika ze spółki. Sąd opierając się na własnym przekonaniu, zdecyduje, czy wskazana przyczyna jest w danym przypadku ważną przyczyną uzasadniającą wyłączenie danego wspólnika.

Czy możliwe jest utworzenie jednoosobowej spółki z o.o.?

Proces utworzenia jednoosobowej spółki z o.o. nie różni się niczym od utworzenia spółki z o.o., w której występuje więcej wspólników. Konieczne jest sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego, wpłacenie kwoty w wysokości co najmniej 5.000 zł na pokrycie kapitału zakładowego, wybór władz spółki oraz złożenie do sądu rejestrowego wniosku o wpis podmiotu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. 

Należy pamiętać jednak o tym, że prowadzenie działalności w formie jednoosobowej spółki z o.o., wiąże się lub może się wiązać z pewnymi ograniczeniami. 

Ograniczenia w funkcjonowaniu jednoosobowych spółek z o.o.:

  • forma oświadczeń woli jednego wspólnika – w przypadku, gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności,
  • forma czynności prawnych pomiędzy spółką a wspólnikiem będącym jednym członkiem zarządu – w przypadku, gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu spółki z o.o., czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego,
  • brak możliwości zawarcia umowy o pracę – nie podlega wątpliwości, że możliwe jest zawieranie umów pomiędzy spółką a jej jedynym wspólnikiem, nawet będącym jedynym członkiem zarządu. Należy jednak zaznaczyć, że nie ma możliwości zawarcia umowy o pracę pomiędzy jednoosobową spółką z o.o. a jej jedynym członkiem zarządu

 

 

Jak powołuje się i odwołuje likwidatorów?

Podstawową zasadą jest, że członkowie ostatniego zarządu spółki, w dniu otwarcia likwidacji stają się z mocy prawa jej likwidatorami. Nie musisz podejmować zatem jakichkolwiek uchwał, bądź innych czynności. Zmiana ta bowiem jest konsekwencją rozwiązania umowy spółki z o.o.

Od zasady tej istnieje jednak wiele różnego typu wyjątków, o których warto pamiętać:

  • w umowie spółki z o.o. można wprost wskazać osoby, które obejmują stanowiska likwidatorów,
  • umowa spółki może zawierać także wskazanie, z którego będzie wynikać, że likwidatora albo likwidatorów wyznacza konkretny wspólnik lub wspólnicy,
  • wspólnicy mogą również w uchwale o rozwiązaniu umowy spółki z o.o. albo w późniejszej uchwale postanowić, że likwidatorami będą inne osoby, niż członkowie ostatniego zarządu spółki,
  • z ważnych powodów sąd rejestrowy może odwołać likwidatorów. Czyni to na wniosek osoby mającej w tym interes prawny. Podstawą odwołania likwidatora przez sąd może być np. długotrwała choroba, wyjazd za granicę na bliżej nieokreślony okres, działanie na szkodę spółki, naruszenie postanowień umowy albo aktów wewnątrz korporacyjnych,
  • sąd rejestrowy może również ustanowić dodatkowego likwidatora bez konieczności odwołania dotychczasowych, albo kiedy brak jest likwidatorów,
  • jeśli spółka została rozwiązana przez sąd wyrokiem, to kompetencję do ustanawiania i odwołania likwidatorów ma tylko ten sąd.

 

Rola likwidatora spółki z o.o.

Likwidacja spółki z o.o. rozpoczyna się od podjęcia uchwały przez jej wspólników. Dokument musi znaleźć się w protokole ze zgromadzenia wspólników, który sporządza notariusz. W tej samej uchwale powołuje się także likwidatora lub likwidatorów.

Tak przygotowany dokument należy złożyć do KRS, Należy pamiętać, że aby wyrejestrować spółkę niezbędnym jest dokonanie opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgłoszenie do KRS objąć musi także wskazanie osób, które są wyznaczone jako likwidatorzy spółki i sposób ich reprezentacji w okresie likwidacji. Likwidatorzy muszą złożyć również poświadczone notarialnie podpisy.

Likwidatorzy spółki z o.o. odpowiedzialni są za właściwe przeprowadzenie procesu. Mają za zadanie stworzenie bilansu otwarcia likwidacji oraz wezwania wierzycieli spółki do złożenia ich roszczeń w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od daty ogłoszenia likwidacji. Ogłoszenie tego dotyczące publikowane jest w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wierzyciele muszą mieć dowód na prawdziwość swoich wierzytelności.

Zdalne zgromadzenie wspólników

Z dniem 3 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, wprowadzająca możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych wprowadziła artykuł dający wspólnikom spółki z o.o. możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej m.in. za pomocą:
– transmisji obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym,
– dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników.

Warunkiem skorzystania z tej formy odbywania zgromadzenia jest zawarcie stosownego upoważnienia w treści umowy spółki. 

W kwestii telezgromadzenia (transmisji obrad zgromadzenia) istotne są dwa aspekty:
– miejsce inne niż miejsce stanowiące miejsce zgromadzenia, w której zebrała się część wspólników, musi zostać uprzednio wskazane przez spółkę,
– co najmniej jedna z lokalizacji, w której odbywa się zgromadzenie, powinna znajdować się w siedzibie spółki lub innym miejscu na terenie Rzeczypospolitej, na które wszyscy wspólnicy wyrażają zgodę.